"No presentarse" es cuando alguien concierta una reunión, una llamada, una videoconferencia y no se presenta.
Ejemplos de no presentación en los negocios:
Has reservado una reunión para el lunes a las 14 horas. El lunes a las 13:30 (media hora antes) recibes una llamada diciéndote que ha surgido algo y la reunión tiene que ser reprogramada. Esta anulación entra en un no-show en su pipeline.
Programas una videoconferencia para el miércoles a las 11 de la mañana y esperas a que la persona entre en la sala virtual y nadie se presenta, ni te da ninguna satisfacción. Esto es otro no-show.
Está prevista una convocatoria para esta tarde. La persona debía llamarte. Y no lo hace. Otro que no se presenta.
Las ausencias son muy comunes en las empresas y el daño que dejan es considerable.
Primero, en la relación. La persona que no se presenta está faltando al respeto al tiempo de la otra persona, que ha reservado una parte de su tiempo para prestar atención a esta reunión.
Segundo, el tiempo. La preparación de una reunión y el desplazamiento físico, cuando se trata de reuniones presenciales, pueden restarle una parte considerable de su energía y del tiempo disponible para producir ese día.
¿Quién no ha llegado a una reunión y le han dicho que el director X tiene un imprevisto pero que el asistente Y asistirá? Es una falta de respeto. Por no hablar de la irritación.
Bueno, todo eso es parte de ello.
Para reducir el no-show se procede de la siguiente manera:
- Tres días antes de la reunión: correo electrónico confirmando la fecha y la hora y pidiendo el visto bueno.
- El día antes de la reunión: Llamada telefónica y/o Whatsapp con lo siguiente, "Fulano, mañana a las 10 de la mañana tendremos nuestra reunión/llamada/videoconferencia, ¿de acuerdo?"
Puede parecer un poco exagerado, pero te aseguro que este procedimiento de doble confirmación es mejor que el que te desplaces al vacío.
Nadie se va a enfadar contigo simplemente porque demuestres claramente que tienes respeto por tu tiempo y el de los demás.
Ahora bien, amigo, si conoces a gente que suele reservar y anular reservas con poca antelación, debes saber que el mercado no perdona este y otros procedimientos.
No será una reunión no programada que marque la diferencia en el mercado, pero sí en la mente de estas personas. Faltar al respeto al tiempo de los demás es una carga que se acumula y que luego se cobra con intereses y correcciones y multas.
Créelo.
Y si necesita cancelar, lo cual es natural, avísenos con al menos 24 horas de antelación, idealmente 48 horas. No hay ningún problema.
De todos modos, el no-show forma parte del negocio y podemos reducir su incidencia adoptando el procedimiento de doble confirmación.
En este caso, las estadísticas apuntan a un 12% de reuniones canceladas y un 7% de incomparecencias (era un 15% antes de la doble confirmación).
